Worum geht es beim Whistleblowing-Gesetz?
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz kommt und regelt dann den Umfang, in dem Unternehmen mögliche Hinweisgeber schützen müssen. Hinweisgeber, sogenannte Whistleblower, sind Personen aus dem Unternehmen, die (anonym) Hinweise auf mögliche Missstände und Vergehen im Unternehmen geben.
Konkret müssen die Unternehmen einen Whistleblowing-Beauftragten benennen und einen geeigneten Meldekanal zur Verfügung stellen. Dabei sind folgende Randbedingungen zu beachten:
Bisher ist ein Melden von Missständen auch schon möglich, allerdings nur an eine offizielle, staatliche Meldestelle. Das neue Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen nun zusätzlich eine interne Anlaufstelle einzurichten.
Braucht Ihr Unternehmen einen Whistleblowing-Beauftragten?
Konkret sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtet, einen Whistleblowing-Beauftragten zu benennen und einen geeigneten Meldekanal zur Verfügung zu stellen.
Aber auch kleinere Unternehmen haben durch eine freiwillige Umsetzung den Vorteil kritische Themen erstmal intern im Unternehmen zu halten, anstatt den Mitarbeiter zu einer Meldung bei der öffentlichen Stelle zu animieren.
Die Herausforderung: Whistleblowing ist für die meisten Unternehmen kein Kernthema
Unabhängig davon, ob Sie gesetzlich zu einem Whistleblowing-Beauftragten verpflichtet sind oder darin eine gute Möglichkeit sehen, kritische Themen erstmal innerhalb des eigenen Unternehmens zu adressieren – die Umsetzung stellt die meisten Unternehmen vor Herausforderungen.
Denn die Ernennung eines interne Whistleblowing-Beauftragten und die Einrichtung des Meldekanals bringt für die Unternehmen einige Schwierigkeiten mit sich:
Der Whistleblowing-Beauftragte muss laut Gesetz die nötige Fachpraxis vorweisen können. Um das zu gewährleisten zu können, muss der Beauftragte geschult werden und sich regelmäßig weiterbilden. Für viele Unternehmen ist dieser Aufwand zu teuer.
Ein Whistleblowing-Beauftragter ist eine Vertrauensperson im Unternehmen. Da geeignete Mitarbeiter typischerweise auch an anderer Stellen im Unternehmen gebraucht werden, blockiert die Tätigkeit als interner Whistleblowing-Beauftragter wertvolle Ressourcen im Unternehmen.
Ein Whistleblowing-Beauftragter muss unangenehme Themen vorbringen und ggfs. auch gegen die Unternehmensleitung durchsetzen können. Deshalb darf der Whistleblowing-Beauftragte auch nicht gleichzeitig eine führende Position im Unternehmen innehaben. Das schränkt den Kandidatenkreis an geeigneten Mitarbeitern im Unternehmen meist stark ein.
Wichtig bei der Wahl des Meldekanals ist, darauf zu achten, dass eine Kommunikation mit dem Whistleblower möglich bleibt. Nur so können weitere Informationen angefragt werden. Außerdem hat der Hinweisgeber das Recht auf eine Rückmeldung zu seinem Anliegen. Das ist ohne wechselseitige Kommunikation nur umständlich möglich
Der Meldekanal muss dem Whistleblower ermöglichen, seine Hinweise anonym abzugeben. Und dies ist bei einer internen Umsetzung des Meldekanals häufig schwierig.
Die Lösung: Externer Whistleblowing-Beauftragter & Online-Whistleblowing Portal
Die fly-tech betreut schon seit über 10 Jahren unterschiedlichste Unternehmen im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit. Die Kunden reichen vom produzierenden Gewerbe bis hin zur internationalen Anwaltskanzlei.
Diese Erfahrung als externer Dienstleister im Datenschutz hilft uns jetzt Unternehmen beim Thema Whistleblowing effektiv zu unterstützen.
Um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten oder sich optimal auf eventuelle Whistleblower vorzubereiten, bieten wir unseren Kunden zwei sich ergänzende Produkte:
Ihr externer Whistleblowing-Beauftragter
- Nennung unseres Experten als offiziellen Whistleblowing-Beauftragten
- Überwachen des Posteingangs im Meldekanal
Weitere Unterstützung als Whistleblowing-Beauftragter (Abrechnung nach Aufwand):
- Bewertung der eingehenden Hinweise
- Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen
- Rückmeldung über die Bearbeitung über den Meldekanal
Ihr anonymer Online-Meldekanal
- Online-Portal zur Meldung von Hinweisen
- Anonyme Kommunikation über eine eindeutige Vorgangs-ID möglich
- Automatische Empfangsbestätigung des Hinweises
- Individualisierbare Nutzer-Oberfläche des Online-Portals
- Anpassbare Webadresse ihre-firma-xyz.hinweis.digital
- Unternehmenslogo ins Portal integrierbar
- Begrüßungsseite unternehmensspezifisch anpassbar
- Individualisierbare Nutzer-Oberfläche des Online-Portals
- Online-Portal erweiterbar zu einer Datenschutz-Management-Software
So könnte Ihr Online-Whistleblowing-Meldekanal aussehen:
Die Kosten:
Online-Portal als Meldekanal inklusive Bestellung als externer Whistleblowing-Beauftragter
195 EUR monatlich für die Bestellung des Whistleblowing-Beauftragten und die Nutzung des Portals zzgl. einmalig 500 EUR für die Einrichtung und Individualisierung des Portals
Online-Portal ohne Bestellung als externer Whistleblowing-Beauftragter
70 EUR monatlich für die Nutzung des Portals zzgl. einmalig 500 EUR für die Einrichtung und Individualisierung des Portals sowie Einweisung eines internen Mitarbeiters
Ihre Vorteile im Überblick
Dank unseres Online-Portals und einer Bestellung unseres Consultants als externen Whistleblowing-Beauftragten bekommen Sie eine bequeme Lösung für ein unangenehmes Thema.
Wenn Sie mehr zum unserem Whistleblowing-Portal und zu unserer Unterstützung als Whistleblowing-Beauftragter erfahren möchten, dann empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unsere Blog-Artikel zu diesem Thema zu werfen.
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Für Ihre Fragen & Anliegen rund um die „Informationssicherheit & Datenschutz“ steht Ihnen gerne unsere Expertin Jennifer zur Verfügung.
Jennifer Baumann
Consultant Datenschutz & Informationssicherheit
(0821) 207 111 – 17
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