Was sind geeignete Meldekanäle für ein Whistleblowing-System?

Das Hinweisgeberschutzgesetz kommt und aktuell überlegen viele Unternehmen und Organisationen, wie sie damit umgehen sollen. Sollen sie eine Lösung einführen bzw. vorbereiten? Das Risiko eingehen und die Regelung einfach zu ignorieren, ist auf jeden Fall niemandem zu empfehlen.

Wer aktuell oder in Zukunft ein Whistleblowing-System umsetzen möchte steht vor drei grundlegenden Fragen:

  1. Wer soll das für mich einführen?
  2. Wie soll ich es konkret umsetzen?
  3. Und wann soll ich mich darum kümmern?

Wer sollte ein Whistleblowing-System einführen?

Dabei ist aus unserer Sicht die Frage nach dem „Wer“ zumindest für die Implementierung recht einfach zu beantworten. Da es eine einmalige Sache ist und es sich um ein komplexes Regelwerk mit Auswirkungen auf viele Bereiche des Unternehmens handelt, ist es hier sinnvoll sich externe Unterstützung zu holen. Denn ein externer Berater kann als Experte im Bereich des Whistleblowing Fragen schnell und kompetent beantworten und beschleunigt die Einführung deutlich.

Und der Aufwand für einen internen Mitarbeiter, sich in das Thema einzuarbeiten, um dann einmalig das Thema umzusetzen, ist einfach sehr hoch. Dieser mag sich allenfalls dann rechtfertigen, wenn der Mitarbeiter auch später als Whistleblowing-Beauftragter im Unternehmen tätig wird. Womit wir gleich bei der nächsten wichtigen Frage sind: „Wie soll ich die Richtlinie konkret umsetzen?“

Wie soll ich ein Whistleblowing-System konkret umsetzen?

Bei der Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie dreht sich die Hauptfrage um die Wahl des geeigneten Meldekanals. Ein geeigneter Kanal muss die Möglichkeit bieten Hinweise sowohl schriftlich als auch mündlich zu melden und die Vertraulichkeit muss gewahrt bleiben. Wir stellen Ihnen die häufigsten Umsetzungen vor und bewerten diese für Sie:

Briefkasten

Der erste Gedanke mag vielleicht der altbekannte „Kummerkasten“ sein. Ein Briefkasten, wird für alle Hinweisgeber zugänglich montiert und Hinweise oder Beschwerden können hier schriftliche mitgeteilt werden. Auch wenn dies ein kostengünstiger Kanal ist, so ermöglicht er keinen Austausch von Informationen zum Stand des Verfahrens. Da dies von der Richtlinie vorgeschrieben ist, kann die Richtlinie mit einem Briefkasten allein nicht hinreichend umgesetzt werden.

Telefon-Hotline

Gerade in größeren Unternehmen hat sich das Outsourcen des Meldekanals in ein Call-Center etabliert. Den Hinweisgebern steht eine Hotline rund um die Uhr und das ganze Jahr lang zur Verfügung. Der Vorteil dieses Kanals: es besteht für beide Seiten die Möglichkeit zum persönlichen Austausch und zu Nachfragen. Allerdings birgt eine solche Kommunikation über die oft im Ausland sitzenden Call-Center auch die Gefahr von sprachlichen oder inhaltlichen Missverständnissen. Und hinzukommt, dass es für die Hinweisgeber schwierig ist, Dokumente oder Fotos zu übermitteln.

Open-Door-Policy

Eine „Open-Door“-Lösung gibt dem Whistleblower die Möglichkeit sich jederzeit an die Geschäftsleitung oder einen eigens ernannten Whistleblowing-Beauftragten zu wenden. Dabei ist es jedoch für den Hinweisgeber unmöglich, die Anonymität zu wahren, falls dies gewünscht ist. Eine richtlinienkonforme Umsetzung ist daher nur in Kombination mit weiteren Kanälen realisierbar.

E-Mail

Auch die E-Mail ist als einziger Meldekanal für die Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie nicht ausreichend. Zwar können per E-Mail rund um die Uhr Mitteilungen empfangen werden und Informationen zu Ergebnissen beziehungsweise Folgemaßnahmen ausgetauscht werden, allerdings ist auch hier eine anonyme Meldung nicht möglich.

Ombudsmann

Eine weitere Option des Whistleblowing-Kanals ist die Beauftragung eines externen Ombudsmanns. Bei dieser Umsetzung wird ein externer Experte als unparteiische Vertrauensperson vom Unternehmen beauftragt. Dieser kann Hinweise auch anonym entgegennehmen und in den Dialog mit dem Whistleblower treten. Diese Umsetzung ist verglichen mit den bisher genannten Lösungen eher kostenintensiver und manch einem Hinweisgeber mag es schwerfallen sich einer externen Person anzuvertrauen. Allerdings kann der externe Experte auch gleich eine Einschätzung des Falles vornehmen und bei der Beseitigung unterstützen.

Digitales Whistleblowing-System

Ein digitales Meldesystem bietet Unternehmen jeder Größe alle Möglichkeiten die Whistleblowing-Richtlinie ordnungsgemäß umzusetzen. Über eine Online-Plattform findet ein vertraulicher und falls gewünscht, auch anonymer Austausch statt. So kann beispielsweise auch eine Chatfunktion den anonymen Dialog mit dem Whistleblowing-Beauftragten sicherstellen. Und der Hinweisgeber ist weder zeitlich noch örtlich gebunden und kann auch zusätzliche Dokumente problemlos hochladen. Je nach Software-Anbieter gibt es verschiedene Ausgestaltungsoptionen, sodass jedes Unternehmen den individuell passenden Kanal einrichten kann.

Wann soll ich mich um mein Whistleblowing-System kümmern?

Bleibt noch die Frage: „Wann soll ich mich als Unternehmen darum kümmern?“ Für Gemeinden mit über 10.000 Einwohnern und Unternehmen über 250 Mitarbeiter lautet die Empfehlung ganz klar „Jetzt“. Denn die EU-Richtlinie ist gültig und wird im Zweifelsfall auch bei der Rechtsprechung berücksichtigt.
Aber auch kleiner Unternehmen sollten sich schon jetzt vorbereiten. Denn ein gut umgesetztes Hinweisgeberportal ermöglicht es, von den Mitarbeitern einfach und unkompliziert wichtige Verbesserungsvorschläge zu bekommen. Und man ist gut vorbereitet, wenn das Hinweisgeberschutzgesetz ab Dezember 2023 dann auch für Unternehmen ab 50 MA gilt.

Wenn Sie sich zu unserer Software-Lösung für ein digitalen Meldesystem informieren wollen oder andere Fragen zur Whistleblowing-Richtlinie haben, dann beraten wir Sie gerne. Einfach per E-Mail an dsb@fly-tech.de oder per Telefon unter 0821 207111 17.

Headerbild: Photo by Kristina Tripkovic on Unsplash

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