Was passiert, wenn ein Whistleblowing-Hinweis eingeht?

Mit unserem Online-Meldeportal und als externer Whistleblowing-Beauftragter unterstützen wir Unternehmen bei der Umsetzung eines internen Meldekanals. Aber was passiert eigentlich, wenn wirklich einmal ein Whistleblowing-Hinweis eingeht?

Für die meisten Unternehmen ist es vermutlich ein Schock. Ein Mitarbeiter der Justizbehörde meldet sich bei der Geschäftsleitung, um einem Whistleblowing-Hinweis nachzugehen. Der ist zuvor anonym bei der extra zu diesem Zweck eingerichteten Meldestelle eingegangen. Und selbst wenn sich die Behauptung später in Luft auflöst, ist die Verunsicherung im Unternehmen meist dauerhaft.

Dank des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes wird nun eine Zwischenlage auf Unternehmensebene eingezogen. Das soll die Behörden entlasten und gleichzeitig bietet es den Unternehmen die Möglichkeit kritische Hinweise zuerst intern zu thematisieren und ggfs. zu lösen, ohne direkt auf die maximale Eskalationsstufe gehen zu müssen.

Mit unserem Online-Meldeportal und als externer Whistleblowing-Beauftragter unterstützen wir Unternehmen bei der Umsetzung eines solchen internen Meldekanals. Aber was passiert eigentlich, wenn wirklich einmal ein Hinweis eingeht?

Online-Portal als optimaler Meldekanal für einen Whistleblowing-Hinweis

Wenn wir als fly-tech Unternehmen als Hinweisgeberschutz-Beauftragter betreuen, nutzen wir dabei immer unser Online-Meldeportal. Denn dadurch kann die Anonymität des Hinweisgebers optimal gewährleistet werden und es vereinfacht zusätzlich auch die Überwachung des Meldekanals. Wenn ein Hinweis eingeht, werden wir als Whistleblowing-Beauftragter per Benachrichtigung darüber in Kenntnis gesetzt und können so zeitnah auf den Hinweis reagieren.

Externe Bewertung des Hinweises und anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen

Im ersten Schritt nach Eingang folgt das Sichten des Hinweises:

• Um was geht es genau?
• Wer im Unternehmen ist betroffen?
• Sind relevante Informationen mitgeliefert worden?
• Wurde der Hinweis anonym abgegeben oder erlaubt der Hinweisgeber eine vertrauliche Kommunikation mit dem Whistleblowing-Beauftragten?

Im Anschluss werden dann geeignete Ansprechpartner im Unternehmen gesucht, um dem Hinweis nachzugehen. Das ist typischerweise die Geschäftsleitung oder ein vorab festgelegter Whistleblowing-Koordinator. Falls die Geschäftsleitung selbst betroffen ist, suchen wir eine alternative Vertrauensperson, um das Thema initial zu besprechen. In allen Fällen wird dann gemeinsam ein weiteres Vorgehen definiert.

Bei der Umsetzung unterstützen wir organisatorisch und kümmern uns insbesondere um die vertrauliche Kommunikation mit dem Hinweisgeber. Dies ist natürlich nur möglich, falls der Hinweisgeber seine Kontaktdaten bei der Meldung im Portal angegeben hatte.

Rückmeldung zum Status des Hinweises

Laut Gesetz hat der Hinweisgeber ein Recht auf eine zeitnahe Rückmeldung zu seinem Hinweis durch das Unternehmen. Sie umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Auch diese Rückmeldung übernehmen wir als Whistleblowing-Beauftragter und auch dabei zahlt sich die Nutzung des Online-Portals aus. Denn bei einem anonymen Hinweis ist es sonst schwierig Rückmeldung über den Bearbeitungsstatus zu geben. Im Online-Portal erhält der Hinweisgeber eine eindeutige ID, mit der er den Fall immer wieder öffnen kann. So können wir eine Rückmeldung geben, ohne das gesamte Unternehmen beispielsweise am (digitalen) schwarzen Brett zu informieren.

Organisatorischer Rahmen für die Bearbeitung von Hinweisen

Als externer Whistleblowing-Beauftragter und mit unserem Online-Meldeportal ist es nicht das Ziel Verstöße aufzudecken, sondern wir wollen ausschließlich einen vertraulichen organisatorischen Rahmen für die Hinweisgeber und das Unternehmen zu bieten. Unser Angebot soll eine effiziente Bearbeitung von möglichen Hinweisen ermöglichen. Denn davon profitieren am Ende alle Beteiligten.

Wenn Sie auch Interesse an der Umsetzung eines Online-Meldekanals oder an der Unterstützung durch einen externen Whistleblowing-Beauftragten haben, dann melden Sie sich doch bei uns. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

Einfach per E-Mail unter dsb@fly-tech.de oder per Telefon: 0821 207 111 17. 

Bildnachweis: Headerfoto von Annie Spratt auf Unsplash