Projektmanagement mit dem Microsoft Planner

Gute Planung ist das A und O für alle komplexen Aufgaben. Insbesondere im Business-Kontext kommen hier schnell einige Arbeitspakete zusammen, die dann noch unterschiedlichen Kollegen fristgerecht bearbeitet werden sollen. Und eh man sich versieht, befindet man sich mittendrin im Projektmanagement. 

Projektmanagement-Software aus dem Hause Microsoft  

Dass Microsoft sich mit Projektmanagement auskennt, ist vermutlich den meisten bekannt. Die Lösung Microsoft Project ist seit vielen Jahren am Markt und bei großen und komplexen Projekten häufig gesetzt. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass Microsoft mit dem „Planner“ eine Projektmanagement-Software entwickelt hat, die ideal für kleine und mittlere Projekte geeignet ist, bei denen sich ein Einsatz von MS Project nicht rentiert. Und der Planner ist praktischerweise auch direkt in das Microsoft365-Paket integriert und bietet eine Projektmanagement-Software ohne zusätzliche Kosten. 

Gemacht für produktive Projektarbeit im Team 

Zu Projektbeginn erstellt man die verschiedenen Aufgaben im Planner. Dabei können für jede der Aufgaben auch weitere Details hinterlegt werden. Neben einer ausführlichen Beschreibung können auch ein Start- bzw. Fälligkeitsdatum, die Priorität der Aufgabe und zusätzliche Kategorien als farbige Labels vergeben werden. Komplexere Aufgaben können durch Checklisten weiter unterteilt werden. 

Wichtig bei der Projektarbeit im Team ist es, die Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zuzuweisen. Hier zahlt es sich aus, dass Planner Teil der Microsoft-Welt ist, denn er verwendet einfach die vorhandenen Office-Accounts der Organisation. 

Um alle projektrelevanten Informationen an einem Ort zu haben, können Dokumente als Anlage den Aufgaben einfach hinzugefügt werden. Auch hier zeigen sich die Vorteile der Microsoft-Integration, denn die hochgeladenen Dokumente stehen direkt dem gesamten Projektteam zur Verfügung.  

Projektmanagement mittels „Buckets“ 

In der Projektmanagementsoftware Planner nutzt Microsoft auch sogenannten „Buckets“. Damit können die Aufgaben eines Projektes nach Themenbereichen gruppiert werden. Das macht die Planung einfacher und hält das Projekt übersichtlicher. Gleichzeitig bietet Planner aber auch die Möglichkeit, die Aufgaben nach anderen Merkmalen zu gruppiert, beispielsweise nach Bearbeiter, Fälligkeit oder Status. 

In der Darstellung „Gruppieren nach Status“ erhält man so das beliebte „Kanban-Board“: Anfangs befinden sich alle Aufgaben ganz links, im sogenannten „Backlog“ und werden dann von den Mitarbeitern in Bearbeitung genommen. Dabei wandert die Aufgabe schrittweise nach rechts auf dem Board. Nach Abschluss des Projekts sollten sich dann alle Aufgaben auf der rechten Seite unter „Erledigt“ befinden. Der Projektleiter sieht dadurch sehr schnell, wo das Projekt steht und bei welchen Aufgaben er eventuell unterstützen kann. Gleichzeitig visualisiert das Verschieben der Aufgaben sehr schön die geleistete Arbeit, was sich auch auf die Projektmitarbeiter positiv wirkt. 

Nahtlose Integration in Microsoft 365 

Da Microsoft Planner als Teil des Microsoft 365 Plans zur Verfügung gestellt wird, bietet es nahtlose Integrationsmöglichkeiten und nahe Zusammenarbeit mit anderen M365 Applikationen – wie dem Kollaborations- und Kommunikationstool Microsoft Teams. Wie für alle M365 Produkte kann der Zugriff auf Planner per Multifaktor-Authentifizierung geschaltet werden und auf digitalen Speicherplätzen OneDrive oder Sharepoint gespeichert und geteilt werden.

Die Planner Integration kann man z.B. in Microsoft ToDo bei “mir zugewiesen” und in der Teams App “Tasks von Planner und ToDo” sehen – in Microsoft ToDo werden die einem zugeteilten Aufgaben aufgelistet – und sind über ein paar Klicks schnell auffindbar.
Innerhalb von Microsoft Teams kann ein Planner-Board direkt zu einem Team hinzugefügt werden und ermöglicht den Teammitglieder direkten Zugriff.

Außerdem nutzt Microsoft Planner einen internen Office365 Kalender, der auch innerhalb von Outlook angezeigt werden kann. So wird eine einfache Synchronisierung mit anderen Terminen der Projektmitarbeiter möglich. Gleichzeitig kann man aus dem Outlook-Kalender per Link direkt zur jeweiligen Planner-Aufgabe springen und sie dort bearbeiten. 

Schulen Sie jetzt Ihre Mitarbeiter im Umgang mit MS Teams und MS Planner 

Wie Sie sehen, bieten die Microsoft-Boardmittel bereits eine Vielzahl an Möglichkeiten. Wenn Sie diese Software-Lösungen aus dem Hause Microsoft auch in Ihrem Unternehmen stärker nutzen wollen, dann sollten wir uns unterhalten. Denn unsere Cloud Consultants beraten und schulen Unternehmen und Ihre Mitarbeiter rund um die wichtigsten Tools für hybrides Arbeiten, wie Microsoft Teams oder eben auch Microsoft Planner. Buchen Sie sich doch einfach hier ein kurzes unverbindliches Kennenlerngespräch und erfahren Sie, wie wir Sie hier unterstützen können.