fly-tech IT Tipp – OneDrive richtig nutzen

Als Microsoft Cloud-User haben Sie sich bestimmt auch schon mal gefragt, was eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint ist? Wir erklären es Ihnen und zeigen, welche Funktionen Ihnen mit OneDrive for Business zur Verfügung stehen.

Unterschiede zwischen OneDrive for Business und SharePoint
SharePoint ist der Speicherort für Daten, die unternehmensweit zur Verfügung stehen sollen. Sie können damit die Datenverwaltung und -ablage Ihres Unternehmens entsprechend der Unternehmensorganisation abbilden. In SharePoint gehören Mitarbeiter verschiedenen Gruppen an und es gibt unterschiedliche Zugriffsrechte je nach Benutzer. Sharepoint ersetzt also bisherige Netzlaufwerke, die häufig über lokale Server umgesetzt wurden.

Unabhängig davon stellt OneDrive for Business jedem Mitarbeiter einen persönlichen Speicherplatz im Unternehmen zur Verfügung. Es ersetzt also Ihre bisherigen persönlichen lokalen Laufwerke. Damit das Arbeiten in der Cloud ganz einfach, kann OneDrive in den Dateimanager integriert werden und erlaubt so das Verwalten von Dateien und Ordnern ganz analog zum alt-gewohnten lokalen Speicher.

Die Funktionen

Der Umstieg auf OneDrive ist auch denkbar einfach. Denn es ist in jedem Microsoft365 Business-Tarif bereits enthalten. Wenn Sie also sowieso schon in der Cloud arbeiten können, warum dann nicht gleich die Vorteile von OneDrive for Business nutzen? 

Daten flexibel abrufen und speichern  
Anders als beim lokalen Laufwerk sind Daten im persönlichen OneDrive „Laufwerk“ von jedem gewünschten Endgerät flexibel zugänglich. So können Sie mit der OneDrive App auch vom Handy aus Daten hinterlegen und abrufen. Und wenn gerade mal kein Internet zur Verfügung steht? Auch kein Problem: Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht.  

Daten teilen
Auch das Arbeiten im Team wird um einiges leichter, denn Dateien können ohne viel Aufwand einfach über einen Link mit Externen geteilt werden und im Team in Echtzeit bearbeitet werden. Die Freigabe kann sowohl über den Web-Browser als auch über den Datei-Explorer eingerichtet werden.

Im Anschluss erscheint ein Fenster, in dem Sie einen Link zur gewünschten Datei erstellen können. Dort können Sie auch verschiedene Einstellungen für das Teilen festlegen.

Weitere Infos zu den möglichen Einstellungen erfahren Sie auf der Microsoft-Seite unter: Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern (microsoft.com)

Daten wiederherstellen
Durch die Cloud-basierte Lösung sind Sie auch vor Datenverlusten optimal geschützt. Versehentlich geänderte oder gelöschte Dateien können wiederhergestellt werden.
So sind beispielsweise bei den Office-Apps vorherige Datei-Versionen ganz einfach zugänglich. Dazu Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Dateinamen und wählen dort Versionsverlauf. Dort gelangen Sie zu einer Übersicht der letzten Änderungen und Sie können durch einfaches Anklicken, die gewünschte Version erneut öffnen. Alternativ können Sie den Versionsverlauf auch über die Menüleiste unter Datei > Informationen > Versionsverlauf öffnen.

OneDrive und Sharepoint für Ihr Unternehmen einführen

Wie Sie sehen, hat es viele Vorteile die Daten über OneDrive for Business im persönlichen Cloudlaufwerk zu speichern. Falls Sie Fragen zur konkreten Umsetzung oder Nutzung haben, aber auch bei allen weiteren Fragen rund um das Thema Cloud, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.