fly-tech IT Tipp – Wie nutzen Sie OneDrive richtig?

Als Microsoft Cloud-User haben Sie sich bestimmt auch schon mal gefragt, was eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive for Business und SharePoint ist? Wir erklären es Ihnen und zeigen, welche Funktionen Ihnen mit OneDrive for Business zur Verfügung stehen.

Unterschiede zwischen OneDrive for Business und SharePoint
SharePoint ist der Speicherort für Daten, die unternehmensweit zur Verfügung stehen sollen. Sie können damit die Datenverwaltung und -ablage Ihres Unternehmens entsprechend der Unternehmensorganisation abbilden. In SharePoint gehören Mitarbeiter verschiedenen Gruppen an und es gibt unterschiedliche Zugriffsrechte je nach Benutzer. Sharepoint ersetzt also bisherige Netzlaufwerke, die häufig über lokale Server umgesetzt wurden.

Unabhängig davon stellt OneDrive for Business jedem Mitarbeiter einen persönlichen Speicherplatz im Unternehmen zur Verfügung. Es ersetzt also Ihre bisherigen persönlichen lokalen Laufwerke. Damit das Arbeiten in der Cloud ganz einfach, kann OneDrive in den Dateimanager integriert werden und erlaubt so das Verwalten von Dateien und Ordnern ganz analog zum alt-gewohnten lokalen Speicher.

Unterschied zwischen OneDrive for Business und Sharepoint. (Quelle: Microsoft)

Funktionen von OneDrive for Business

Der Umstieg auf OneDrive ist auch denkbar einfach. Denn es ist in jedem Microsoft365 Business-Tarif bereits enthalten. Wenn Sie also sowieso schon in der Cloud arbeiten können, warum dann nicht gleich die Vorteile von OneDrive for Business nutzen? 

Daten flexibel abrufen und speichern  
Anders als beim lokalen Laufwerk sind Daten im persönlichen OneDrive „Laufwerk“ von jedem gewünschten Endgerät flexibel zugänglich. So können Sie mit der OneDrive App auch vom Handy aus Daten hinterlegen und abrufen. Und wenn gerade mal kein Internet zur Verfügung steht? Auch kein Problem: Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht.  

Das Auswählen von OneDrive oder Sharepoint als Speicherort ist innerhalb der Office-Apps sehr intuitiv umgesetzt. Im „Speichern“- und „Öffnen“-Dialog der Apps sind die verbundenen Cloud-Laufwerke direkt auswählbar. Für den Zugriff über den Datei-Explorer muss möglicherweise noch die Synchronisierung eingerichtet werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Synchronisieren von Dateien mit OneDrive in Windows (microsoft.com)

Auswahl eines OneDrive-Laufwerks im “Speichern unter” Menü. (Quelle: Microsoft)

Daten teilen
Auch das Arbeiten im Team wird mit OneDrive um einiges leichter, denn Dateien können ohne viel Aufwand einfach über einen Link mit Externen geteilt werden und im Team in Echtzeit bearbeitet werden. Die Freigabe kann sowohl über den Web-Browser als auch über den Datei-Explorer eingerichtet werden.

Im Datei-Explorer erscheint bei einem Rechts-Klick auf eine Datei im OneDrive-Ordner im Menü ein zusätzlicher Bereich mit OneDrive-Optionen. Hier wählen Sie dann „Teilen“ aus.

Auf der OneDrive Weboberfläche gibt es einen entsprechenden „Teilen“ Button oben in der Menüleiste.

Zur Weboberfläche gelangen Sie aus dem Dateimanager ganz bequem über „Online anzeigen“.

Kontextmenü im Datei-Explorer  für Dateien in Ihrem OneDrive -Ordner. (Quelle: fly-tech IT)

Im Anschluss erscheint ein Fenster, in dem Sie einen Link zur gewünschten Datei erstellen können. Dort können Sie auch verschiedene Einstellungen für das Teilen festlegen.

Einstellungsmöglichkeiten für das Teilen von Dateien mittels OneDrive (Quelle: fly-tech IT)

Weitere Infos zu den möglichen Einstellungen erfahren Sie auf der Microsoft-Seite unter: Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern (microsoft.com)

Daten wiederherstellen
Durch die Cloud-basierte Lösung sind Sie auch vor Datenverlusten optimal geschützt. Versehentlich geänderte oder gelöschte Dateien können mit OneDrive wiederhergestellt werden.
So sind beispielsweise bei den Office-Apps vorherige Datei-Versionen ganz einfach zugänglich. Dazu Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Dateinamen und wählen dort Versionsverlauf. Dort gelangen Sie zu einer Übersicht der letzten Änderungen und Sie können durch einfaches Anklicken, die gewünschte Version erneut öffnen. Alternativ können Sie den Versionsverlauf auch über die Menüleiste unter Datei > Informationen > Versionsverlauf öffnen.

Zugriff auf frühere Versionen mittels Versionsverlauf (Quelle: fly-tech IT)

OneDrive und Sharepoint für Ihr Unternehmen einführen

Wie Sie sehen, hat es viele Vorteile die Daten über OneDrive for Business im persönlichen Cloudlaufwerk zu speichern. Falls Sie Fragen zur konkreten Umsetzung oder OneDrive for Business Nutzung haben, aber auch bei allen weiteren Fragen rund um das Thema Cloud, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

Einfach per E-Mail an kontakt@fly-tech.de oder telefonisch unter 0821 207111 20.

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