Der Microsoft 365 Copilot wird das Arbeiten in Unternehmen aller Größe effizienter und produktiver machen. Doch die Einführung des Microsoft 365 Copiloten sollte Schritt für Schritt erfolgen. Nur so kann er eine echte Unterstützung im Arbeitsalltag sein.
Der Microsoft 365 Copilot ist da. Sein Potenzial für Unternehmen ist enorm. Er kann „ungeliebte“ Aufgaben übernehmen. Etwa das Zusammenführen von Excel-Dateien oder das Protokollieren von Teams-Besprechungen. Auch beim Beantworten von Mails in Outlook oder beim Erstellen von Präsentationen in Power Point unterstützt der digitale Helfer. Diese Unterstützung im Tagesgeschäft möchten viele Betriebe nutzen – und damit am liebsten sofort loslegen.
Und doch sollte man sich vor dem großen Roll-Out ein paar Gedanken machen. „Wir wollen die Euphorie nicht bremsen – im Gegenteil!“, sagt Martin Scholz, Modern Work Consultant bei fly-tech. „Der Microsoft 365 Copilot ist ein echter Effizenbooster, den jedes Unternehmen nutzen sollte“, betont der Experte. „Aber wer einfach ,drauf los‘ läuft, wird vermutlich am Ende eher enttäuscht als begeistert sein.“ Denn besonders die ersten Meter auf dem Weg zur Einführung des Microsoft 365 Copiloten seien die Wichtigsten, sagt Martin Scholz. Deswegen empfiehlt er die Einführung in 5 Schritten.
Schritt 1 zur Einführung des Copiloten: Bestandsaufnahme und Voraussetzungen schaffen
Der erste Schritt klingt vielleicht trivial, ist aber gar nicht so ohne: „Zunächst muss das Unternehmen prüfen, welche Microsoft 365-Lizenzen vorliegen und ob diese für die Nutzung des Microsoft 365 Copilot gedacht sind“, weiß Martin Scholz.
Dann geht es an den „Datenputz“. Abgesehen davon, dass in Unternehmen vielleicht unnötige Datenmengen „herumliegen“, geht es vor allem darum, zu definieren: Was für Daten habe ich und wie darf und soll mit denen gearbeitet werden. Deswegen müssen im ersten Schritt der Einführung des Microsoft 365 Copiloten alle notwendigen Daten und Systeme identifiziert und erfasst werden.
Schritt 2: Flugplan definieren
Bevor der Microsoft 365 Copilot auf die Startbahn darf, muss zunächst der Flugplan definiert werden: Bis wann soll welches Ziel bei der Einführung erreicht sein? Welche Ressourcen sind dafür notwendig? Und wer soll in die „Flight Crew”? Es gilt, Mitarbeitende zu definieren, die technikaffin sind oder Lust haben, sich in das Thema KI einzuarbeiten. Sie werden die erste Crew, alle Funktionen für das Unternehmen testen und später ihr Wissen und Können in die Fachabteilungen weitertragen. Ihnen muss die Möglichkeit eingeräumt werden, das Thema auszuprobieren und sich untereinander zu Fortschritten und Problemen auszutauschen, „Alle, Flight-Crew-Mitglieder‘ müssen über den Zeitplan und die Ressourcen Bescheid wissen, damit auch alle in dieselbe Richtung fliegen“, betont Martin Scholz.
Schritt 3: Security und Compliance umsetzen
Der Microsoft 365 Copilot ist für seine Arbeit nur im Unternehmensnetzwerk unterwegs und daher grundsätzlich aus Datenschutz- und Compliance-Sicht sicher. Das allerdings nur, wenn auch die korrekten Einstellungen vorgenommen werden. Und das gilt es auf jeden Fall zu prüfen. Denn das ist das entscheidende Plus des Microsoft 365 Copiloten gegenüber anderen KI-Modellen: Man „trainiert” die KI nicht mit seinen Eingaben, die Daten werden nicht weiterverkauft und die EU-Datengrenze – wie bei der Microsoft Cloud auch – strikt eingehalten. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Klassifizierung der Daten: Wer darf denn überhaupt welche Daten sehen? „Stellen Sie sich mal vor, ein Werkstudierender bekommt die Daten aus der Personalabteilung ausgespielt. Das wäre ein datenschutzrechtliches Fiasko für das Unternehmen und muss unbedingt vermieden werden“, warnt Martin Scholz.
Schritt 4: User Adoption
Erinnern Sie sich noch an die – coronabedingte – ad hoc-Einführung von Microsoft Teams in den Unternehmen? Das Tool hat vielen das Weitermachen überhaupt erst ermöglicht. Wäre man aber auch hier mit System vorgegangen und hätte die Mitarbeitenden geschult anstatt sie einfach „loslaufen“ zu lassen, wäre vieles schneller und effizienter von der Hand gegangen.
„Genau das sollte sich bei der Einführung von des Microsoft 365 Copiloten nicht wiederholen“, rät Martin Scholz. Deswegen empfiehlt er im nächsten Schritt, die Anwendenden zu schulen, wie sie den Microsoft 365 Copiloten effizient in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Doch mit der Schulung allein ist es in der Regel nicht getan. Um zu überprüfen, ob und wie die KI von Microsoft Einzug in den Arbeitsalltag hält, muss die Nutzerakzeptanz überprüft werden. „Die jeweiligen Nutzergruppen müssen Zugang auf alle für sie relevanten Informationen haben, die sie für die effiziente Nutzung des Microsoft 365 Copiloten benötigen – nicht mehr, aber auch nicht weniger“, rät der Modern Work Consultant. Dabei sollte man immer im Hinterkopf behalten: Der Microsoft 365 Copilot hat auf genau dieselben Daten Zugriff, wie der jeweilige Nutzer. Allerdings findet er diese – bei korrekter Anfrage – in der Regel schneller als wir Menschen es könnten.
5. Echtzeitbegleitung und interaktiver Austausch
Wie bei allen neuen Anwendungen herrscht bei den Userinnen und Usern am Anfang häufiger mal Unsicherheit, was den richtigen Umgang mit der KI angeht. Und wie bei allen Anwendungen tauchen in den ersten Tagen und Wochen immer wieder Fragen auf. Deswegen, so rät Martin Scholz, sollte man den Mitarbeitenden nach dem Livegang weiterhin ein Experte zur Seite stellen, der Herausforderungen zusammen mit der Flight Crew angeht und offene Fragen klärt. Da der Microsoft 365 Copilot und auch die anderen Copiloten, die Microsoft anbietet für jedes Unternehmen einen anderen, individuellen Nutzen bietet, ist auch die Einführung ein Prozess, in dem es immer wieder Anpassungen und Verbesserungen geben wird.
Fazit: Einführung Schritt für Schritt für mehr Effizienz mit dem Microsoft 365 Copiloten
Wer all dies beachtet und die Einführung des Microsoft 365 Copiloten Schritt für Schritt angeht, der holt sich einen echten digitalen Helfer ins Unternehmen. Arbeiten laufen effizienter ab, Mitarbeitende werden von „lästigen“ und zeitfressenden Aufgaben entlastet und haben Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
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