Datenschutz und E-Mail-Verschlüsselung

Wissen Sie warum, wann und wie die Verschlüsselung von E-Mails erfolgen muss, um in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite zu sein? Wir verraten es Ihnen.

In einer Welt, in der digitale Kommunikation allgegenwärtig ist, ist es wichtiger denn je, Ihre E-Mails sicher zu verschlüsseln. So schützen Sie sich vor Hackerangriffen, Spionage, Identitätsdiebstahl und Datenverlust. In diesem Zusammenhang möchten wie Sie auf ein Urteil des Arbeitsgerichts Suhl hinweisen. Danach verstößt ein Arbeitgeber, der personenbezogene Daten in einer unverschlüsselten E-Mail an einen Arbeitnehmer sendet, gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das Gericht entschied, dass ein solches Vorgehen nicht die nach der DSGVO geforderte angemessene Sicherheit für personenbezogene Daten gewährleistet. Das Urteil erging in einem Fall, in dem ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber schriftlich Auskunft über alle über ihn gespeicherten Daten verlangte. Diese Auskunft erhielt er unverschlüsselt per E-Mail.

Warum ist die Verschlüsselung von E-Mails hinsichtlich Datenschutz wichtig?

E-Mails sind eine der häufigsten und bequemsten Formen der digitalen Kommunikation. Doch ohne Verschlüsselung sind sie auch eine der unsichersten. Denn E-Mails werden über verschiedene Server und Netzwerke übertragen, die von Dritten eingesehen, manipuliert oder abgefangen werden können. Das bedeutet, dass Ihre persönlichen oder geschäftlichen Informationen, die Sie per E-Mail versenden, nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Verschlüsselung ist ein Verfahren, das Ihre E-Mails so umwandelt, dass nur Sie und der Empfänger sie lesen können. Dabei werden die Inhalte und Anhänge Ihrer E-Mails mit einem geheimen Schlüssel codiert, den nur Sie und der Empfänger kennen. Ohne diesen Schlüssel ist die E-Mail für Außenstehende unverständlich. Verschlüsselung schützt Ihre E-Mails vor Hackerangriffen, Spionage, Identitätsdiebstahl und Datenverlust.

Wann müssen Sie Ihre E-Mails verschlüsseln?

Die Verschlüsselung von E-Mails ist nicht nur eine gute Praxis, sondern in manchen Fällen auch eine gesetzliche Pflicht. Wenn Sie E-Mails mit personenbezogenen Daten, sensiblen Informationen oder vertraulichen Dokumenten versenden, müssen Sie die Datenschutzbestimmungen beachten, die für Sie gelten. Zum Beispiel:

• Wenn Sie in der Europäischen Union tätig sind oder mit Personen oder Organisationen in der EU kommunizieren, müssen Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Die DSGVO verlangt, dass Sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten, die Sie verarbeiten, zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Verschlüsselung von E-Mails, die solche Daten enthalten.
• Wenn Sie in Deutschland tätig sind oder mit Personen oder Organisationen in Deutschland kommunizieren, müssen Sie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einhalten. Das BDSG verlangt, dass Sie die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten, die Sie verarbeiten, schützen. Dazu gehört auch die Verschlüsselung von E-Mails, die solche Daten enthalten.
• Wenn Sie in bestimmten Branchen oder Bereichen tätig sind, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, im Rechtswesen oder in der öffentlichen Verwaltung, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Vorschriften oder Standards einhalten, die die Verschlüsselung von E-Mails vorschreiben oder empfehlen. Zum Beispiel müssen Sie im Gesundheitswesen die Patientendaten nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) und dem Telemediengesetz (TMG) schützen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Datenschutzbestimmungen für Sie gelten, sollten Sie sich an einen Fachanwalt oder einen Datenschutzbeauftragten wenden.

Wie funktioniert die Verschlüsselung von E-Mails?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mails verschlüsseln können. Die gängigsten sind:

• Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Dabei werden Ihre E-Mails bereits auf Ihrem Gerät verschlüsselt, bevor Sie sie versenden, und erst auf dem Gerät des Empfängers wieder entschlüsselt. Das bedeutet, dass niemand außer Ihnen und dem Empfänger die E-Mails lesen kann, auch nicht Ihr E-Mail-Anbieter oder andere Zwischenstationen. Um die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu nutzen, müssen Sie und der Empfänger einen gemeinsamen Verschlüsselungsstandard verwenden, wie zum Beispiel PGP (Pretty Good Privacy) oder S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Sie müssen auch jeweils einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel erzeugen und austauschen, um die E-Mails zu codieren und zu decodieren.
• Die Transportverschlüsselung: Dabei werden Ihre E-Mails erst verschlüsselt, wenn Sie sie versenden, und wieder entschlüsselt, wenn sie den Server des Empfängers erreichen. Das bedeutet, dass Ihre E-Mails während der Übertragung vor dem Zugriff Dritter geschützt sind, aber nicht auf den Servern der E-Mail-Anbieter. Um die Transportverschlüsselung zu nutzen, müssen Sie und der Empfänger einen sicheren Verbindungstyp verwenden, wie zum Beispiel SSL (Secure Sockets Layer) oder TLS (Transport Layer Security). Sie müssen auch darauf achten, dass Ihre E-Mail-Anbieter die Transportverschlüsselung unterstützen und aktivieren.
• Die Nutzung eines Dienstleisters zur E-Mail-Verschlüsselung: Dabei überlassen Sie die Verschlüsselung Ihrer E-Mails einem externen Anbieter, der Ihnen eine sichere Plattform zur Verfügung stellt. Das bedeutet, dass Sie keine zusätzliche Software oder Schlüssel benötigen, um Ihre E-Mails zu verschlüsseln, sondern nur einen Zugang zu dem Dienst. Um die Nutzung eines Dienstleisters zur E-Mail-Verschlüsselung zu nutzen, müssen Sie sich bei einem solchen Anbieter registrieren und die Bedingungen und Kosten akzeptieren. Sie müssen auch darauf achten, dass der Anbieter einen hohen Datenschutzstandard einhält und Ihre E-Mails nicht selbst lesen oder weitergeben kann.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt als die sicherste Methode, um Ihre E-Mails zu schützen, da sie Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Daten gibt.
Die Transportverschlüsselung ist einfacher zu verwenden, aber weniger zuverlässig, da sie von den E-Mail-Anbietern abhängt.
Die Nutzung eines Dienstleisters zur E-Mail-Verschlüsselung ist bequem, aber möglicherweise teuer oder unsicher, je nach dem Anbieter. Sie können auch mehrere Methoden kombinieren, um Ihre E-Mails noch besser zu sichern.

Um mehr über die Verschlüsselung von E-Mails zu erfahren, können Sie sich an folgende Quellen wenden:

• Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
• Die Europäische Kommission

Wenn Sie Ihre E-Mails sicher verschlüsseln möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, dann wählen Sie doch hier einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch.

Und auch bei allen weiteren Fragen rund um das Thema DSGVO stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Einfach per E-Mail unter dsb@fly-tech.de oder per Telefon: 0821 207 111 17. 

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