Datenschutz auf Veranstaltungen:

So schützen Sie die Daten Ihrer Teilnehmer richtig

Ob Konferenz, Messe oder Firmenfeier – Veranstaltungen sind ohne personenbezogene Daten kaum denkbar. Doch gerade hier lauern viele Datenschutzfallen. Wer die DSGVO nicht beachtet, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen seiner Gäste. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Veranstaltungen datenschutzkonform planen und durchführen – praxisnah, verständlich und mit vielen Tipps.

Warum Datenschutz bei Events kein Nice-to-have ist

Teilnehmerdaten sind bei Veranstaltungen unverzichtbar – von der Anmeldung über das Ticketing bis hin zu Foto- und Videoaufnahmen. Gleichzeitig erwarten Ihre Gäste, dass ihre Daten sicher und verantwortungsvoll behandelt werden. Datenschutz ist also nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Vertrauensfaktor.

So setzen Sie Datenschutz auf Veranstaltungen richtig um

1. Nur so viele Daten wie nötig – Datensparsamkeit leben

Fragen Sie sich bei jedem Formular: Brauche ich diese Information wirklich? Weniger ist mehr – und reduziert das Risiko von Datenschutzverstößen.

2. Einwilligung einholen – klar, verständlich, dokumentiert

Informieren Sie Ihre Teilnehmer transparent über die Datenverarbeitung – am besten schon bei der Anmeldung. Holen Sie eine ausdrückliche Einwilligung ein und machen Sie den Widerruf einfach möglich.

3. Sichere Speicherung – Schutz vor unbefugtem Zugriff

Nutzen Sie DSGVO-konforme Tools und sorgen Sie für technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Updates.

4. Transparenz vor Ort – Datenschutzhinweise sichtbar machen

Stellen Sie gut sichtbare Datenschutzhinweise auf der Veranstaltung bereit – z. B. auf Aufstellern, Postern oder in der Event-App. So wissen Ihre Gäste jederzeit, was mit ihren Daten passiert.

5. Schulung des Event-Teams – Datenschutz beginnt beim Personal

Sensibilisieren Sie Ihr Team für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Nur wer weiß, worauf es ankommt, kann datenschutzkonform handeln.

Besondere Herausforderungen: Technik, Fotos und Dienstleister

Technische Systeme: Privacy by Design & Default

Achten Sie bei Ticketing- und Teilnehmermanagement-Tools auf Datenschutzfreundlichkeit. Systeme sollten standardmäßig datensparsam konfiguriert sein.

Foto- und Videoaufnahmen: Rechte wahren, Erinnerungen schaffen

• Vorab informieren (z. B. in der Einladung)
• Einwilligung einholen (z. B. bei der Anmeldung)
• Opt-out ermöglichen (z. B. durch Kennzeichnung oder Kontaktstelle)
• Sensible Inhalte vermeiden
• Fotografen vertraglich verpflichten

Datenweitergabe an Dritte: Verträge und Kontrolle

Wenn Sie mit externen Dienstleistern arbeiten, schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab und prüfen Sie regelmäßig deren Datenschutzstandards.

Datenschutz ist Teil eines gelungenen Events

Datenschutz auf Veranstaltungen ist kein Hindernis, sondern ein Qualitätsmerkmal. Wer die DSGVO ernst nimmt, schützt nicht nur Daten, sondern auch das Vertrauen seiner Gäste. Mit den richtigen Maßnahmen wird Datenschutz zur Selbstverständlichkeit – und Ihre Veranstaltung zum Erfolg.

Fragen? Wir sind für Sie da!