Chatfunktion und Videocall haben viele Besprechungen abgelöst. Doch auch in der digitalen Welt gibt es Umgangsformen für Gespräche.
Der Videocall ist ein wichtiger Baustein in der digitalen Kommunikation geworden. Nicht nur mit Kunden, auch mit Kollegen telefoniert man nicht mehr nur, man sieht sich auch auf dem Bildschirm. Es fühlt sich einfach anders an, wenn man seinem Gegenüber in die Augen schauen kann – auch, wenn es nur virtuell ist.
Mit Videochats Distanzen überbrücken
Videochats sind ideal, um Distanzen zu überbrücken und Missverständnisse in der digitalen Kommunikation zu vermeiden. Besonders, weil nur etwa 30 Prozent unserer Kommunikation sich um reine Informationen drehen – der Rest passiert nonverbal. Und wenn man dem Kollegen in die Augen schauen kann, dann sind Missverständnisse weniger wahrscheinlich, als wenn man eine Textnachricht vor sich hat.
Gute digitale Kommunikation und Umgangsformen
Wie beim Telefon sind auch beim Videochat eine gute digitale Kommunikation und digitale Umgangsformen wichtig. Dazu gehöre zunächst, dass man beim Videochat die Kamera standardmäßig einschaltet – im Besprechungsraum kann man sich ja auch nicht unterm Tisch verstecken. Wegen eines unaufgeräumten Hintergrunds braucht sich auch keiner Sorgen machen. Entweder, man wählt einen Standardhintergrund aus, wie sie Microsoft Teams anbietet und versteckt so das (vermeintliche) Chaos hinter einem Filter versteckt. Oder man geht offen mit seinem „kreativen Durcheinander“ um.
Und auch das macht eine gute digitale Kommunikation aus: Offenheit. Gerade in Zeiten von Homeschooling darf man die Gesprächspartnerin oder den Gesprächspartner ruhig vorwarnen, dass möglicherweise im Laufe des Gesprächs ein Kind durchs Bild rennt. Auch dieses Vorwarnen gehört zu den digitalen Umgangsformen. Und wenn man das tut, haben normalerweise alle dafür Verständnis – und einen guten Gesprächseinstieg hat man zumeist auch gleich. Was aber nicht heißt, dass man nicht für eine ruhige Atmosphäre sorgen sollte. Wer an einer Hauptstraße wohnt, sollte die Fenster schließen, um den Verkehrslärm draußen zu lassen. Ein Schild an der Türe, dass Mama oder Papa gerade einen Videotermin haben, kann auch hilfreich sein, um ungeplantem Lärm vorzubeugen.
Das Persönliche sollte nicht zu kurz kommen
Ein weiterer Baustein für gute digitale Umgangsformen: Bevor man mit einer Kollegin oder einem Kollegen auf den Punkt kommt, darf man zum Einstieg auch einfach mal fragen: „Wie geht es dir heute?“ Im stressigen Alltag wird der Smalltalk als Element der digitalen Umgangsformen gerne mal vergessen. Eine wertschätzende Kommunikation ist auch in der digitalen Kommunikationswelt das A und O.
Solch eine Wertschätzung lässt sich in vielen kleinen Bausteinen darstellen – und leicht überprüfen. Manchmal reiche schon die Frage „Wie würde ich mich selbst fühlen, wenn mir jemand diese Frage stellen würde.“ Eine Chat-Nachricht, mit dem Inhalt „Schon gelesen???“ kommt beim Empfänger vermutlich anders an als „Hattest du schon Gelegenheit, über das Dokument zu lesen?“ Auch sollte man sich die Zeit nehmen, mit den Kollegen beim Chat in ganzen Sätzen zu kommunizieren. „Call?“ kommt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht so gut an, wie „Hättest du später mal 5 Minuten Zeit, um mit mir zu chatten?“
Der Videochat ist auch ein wichtiges Instrument, um mit den Kollegen im Home-Office Kontakt zu halten. Dafür eignen sich regelmäßige Jour fixes am besten. Das klassische Montagsmeeting, an dem alle Kollegen vom Chef auf Stand gebracht werden, etwa. Zudem sind kleine abteilungsinterne Meetings feste Anlaufpunkte für alle Kollegen. Oder auch ein kurzer Abend-Call, in dem alle erzählen können, wie ihr Tag war. Wenn sich am Ende des Tages nochmals alle kurz im Videochat sehen, stärkt das den Teamgeist.
Tipp: Bewusstes Zuhören für gute digitale Kommunikation
Konzentrieren Sie sich darauf, wirklich bewusst zuzuhören, was Ihr Gegenüber sagt und fragen Sie aktiv nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstehen. Denn das ist die Formel für ein gutes Gespräch – und zwar on- und offline.
Wollen auch Sie mit Ihren Kollegen und Kunden Videochatten? In unseren Microsoft Teams Workshops zeigen Ihnen unsere Spezialisten, worauf es bei der Nutzung des Tools ankommt. Denn Microsoft Teams ist weit mehr als nur Videochat.