Benjamin Dill, Microsoft Teams Consultant fly-tech

Microsoft Teams Einführung: mehr als Videochat

Mit dem Videochat fängt es an. Doch als Kollaborations-Tool kann Microsoft Teams noch viel mehr. Was genau und wie die Einführung im Unternehmen klappt, erklärt Microsoft Teams Consultant Benjamin Dill.

Herr Dill, was meinen Sie: Wird der Video-Chat von Microsoft Teams das Telefon ablösen?

Wer sich an den Videochat von Microsoft Teams gewöhnt hat, merkt schnell, wie unkomfortabel normales telefonieren eigentlich ist – insbesondere da man sein Gegenüber durch den Hörer nicht sehen kann. Durch Video-Telefonie wie Microsoft Teams werden die Wege zwischen den Mitarbeitern kürzer – obwohl sich durch die Distanz zueinander ja eigentlich länger sind. Vielleicht wird Microsoft Teams das Telefon nicht ablösen, aber die Vorteile liegen klar auf der Hand.

Der Video-Chat ist oft der Einstieg in die Welt von Microsoft Teams. Warum zögern noch immer Unternehmen, auch die anderen Funktionen des Kollaboration Tools zu nutzen?

Aus meiner Erfahrung heraus sehen die meisten Unternehmen keine Notwenigkeit darin, sich noch ein weiteres Tool „ans Bein zu binden“. Sie haben ja bereits ein Email-Tool, eine Datenablage, ein Tabellenkalkulationsprogramm und häufig auch branchenspezifische Tools. Warum dann die Einführung von Microsoft Teams? Was sie dabei übersehen: Mit Microsoft Teams landen all diese Tools aufgeräumt an einem Ort und sind nicht mehr verstreut über die gesamte Organisation. Dort sind die Daten für alle gleichermaßen verfügbar. Ein einziges Tool bringt dann Menschen, Programme und Daten an einem Ort zusammen.

Als Microsoft Teams Consultant begleiten Sie die Einführung bei Unternehmen. Wie geht man die ersten Schritte richtig, wenn man mehr will als nur den Video-Chat?

Noch vor der Einführung ist es wichtig, dass im Unternehmen ein Grundverständnis für Microsoft Teams geschaffen wird. Dann sollten in jeder Abteilung „Key User“, also Hauptverantwortliche definiert werden, die sich etwas tiefer in alle Themen rund um Microsoft Teams einarbeiten. Das sollten operative Mitarbeiter sein. Denn auch, wenn immer angenommen wird, die Einführung von Microsoft Teams sei ein Thema der IT, so ist diese nur für die Bereitstellung der Infrastruktur verantwortlich. Ich empfehle, Schulungen eher Step by Step in kleinen Portionen abzuhalten. So können die Grundlagen erlernt, ausprobiert und anschließend vertieft werden. Bevor es dann eine neue Wissens-Portion gibt.

Welchen Tipp geben Sie gerne in Ihren Schulungen zur Einführung von Microsoft Teams?

Richten Sie ein „Spiel-Team“ ein, in dem die ganze Organisation ohne Druck alle Features ausprobieren kann. Wie geht das mit dem Video-Chat? Wo finde ich abgelegte Dateien? Wie kann ich einen Kanal eröffnen? Hier können dann die Key User als eine Art Moderator unterstützen.

Was raten Sie, sollten die Verantwortlichen nicht tun?

Alles abschalten. Überreglementieren. Man kann Microsoft Teams ein sehr enges Korsett verpassen, wenn man das möchte. Aber ich bin eher ein Freund davon, mit den Mitarbeitern zu sprechen, was okay ist und was nicht.

Und wie stellt man am besten die „Microsoft Teams-Regeln“ im Unternehmen auf?

Die Geschäftsführung sollte gemeinsam mit den Key Usern einen „Teams-Knigge“ erarbeiten. Also Merkblätter, auf denen die Dos ans Dont‘s stehen: Wo legen wir mit welcher Bezeichnung unsere Daten ab? Was ist in Kanälen erlaubt? Was in Chats? Wer darf ein neues Team eröffnen? So lässt sich „Wildwuchs“ verhindern. Also dass es bestimmte Teams doppelt und dreifach gibt oder auch Daten in unkontrollierter Zahl in der Cloud landen. Das ist ein sehr wichtiger Baustein bei der Einführung von Microsoft Teams.

Haben Sie ein Lieblingstool?

Was immer wieder gut ankommt ist, wenn ich in Schulungen zeige, wie mehrere User in Microsoft Teams an ein und demselben Dokument zur gleichen Zeit arbeiten können. Auch, wenn es diese Funktion nicht erst seit Teams gibt, so erlebt sie jetzt einen echten Boom. Schön ist hier auch die Möglichkeit, dass man mit Kunden und Geschäftspartnern gleichzeitig etwas erarbeiten kann.

Was ist Ihr ultimativer Tipp für die Einführung von Microsoft Teams?

Eins nach dem anderen. Die Mitarbeiter mit allen möglichen Tools und Möglichkeiten von Microsoft Teams zu „erschlagen“ sorgt mehr für Verwirrung, als das es nützt. Erstmal (Video-)Chat-Funktion, Bildschirmfreigabe, Besprechungen und Kalender. Dann Kanäle und Dateiablage. Anschließend kann man sich mit nützlichen Tools wie den Power Apps und Microsoft Power Automate auseinandersetzen. Dieser ermöglicht es, Verbindung mit den Daten herstellen, die am meisten verwendet werden.

Sie denken über die Einführung von Microsoft Teams in Ihren Unternehmen nach? Vereinbaren Sie mit den Microsoft Teams Spezialisten von fly-tech unter teams@fly-tech.de oder 0821 207111 16 ein kostenloses Erstgespräch.

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