Mit welchen Software-Lösungen lässt sich hybrides Arbeiten am besten realisieren? Martin Scholz, Cloud Sales Consultant bei fly-tech hat Softwarelösungen zusammengestellt, die den Arbeitsalltag leichter machen.
Hybrides Arbeiten ist nicht erst seit der Home-Office-Pflicht ein nicht mehr wegzudenkender Baustein einer modernen Arbeitskultur. Wenngleich die Pandemie dieser Art des Arbeitens sicherlich einen Schub verpasst hat. Doch welche Software ist nötig, um das hybride Arbeiten möglichst effizient zu gestalten? Das weiß Martin Scholz, Cloud Sales Consultant bei fly-tech.
1) Kein hybrides Arbeiten ohne Microsoft Teams
Das Kollaborations-Tool Microsoft Teams ist quasi die Basis für erfolgreiches hybrides Arbeiten. Dort kann man sich in virtuellen Räumen für Besprechungen treffen, mit den Kollegen chatten und sogar Telefonieren. Und auch das gemeinsame Arbeiten an Projekten wird mit Microsoft Teams perfekt organisiert. Denn alle KollegInnen sind immer auf demselben Stand, können auf dieselben Dokumente und Dateien zugreifen und sich zielgerichtet austauschen. Auch das zeitgleiche Arbeiten an Dokumenten ist problemlos möglich. Dabei bringt Microsoft Teams ständig neue Features raus – allein im letzten Jahr waren es 300.
2) Immer die Übersicht behalten: der Planner und Microsoft To-Do
Der Microsoft Planer ist ein Tool, das von der Idee an ein Kanban-Board erinnert. Man kann sich selbst oder ein ganzes Team organisieren. Mit dem Planer behält man die anstehenden Aufgaben und Deadlines immer im Blick. Denn jede einzelne Aufgabe lässt sich mit Start- und Fälligkeitsdatum sowie Zuständigkeiten innerhalb des Teams versehen. Über das Dashboard lassen sich Projektfortschritte sowie (un-) erledigte Aufgaben anzeigen. Hat man eine Aufgabe angelegt, kann man dort verschiedenste Dinge modifizieren und anbringen. So können Notizen angelegt werden, Dateien verlinkt oder angehängt werden, Personen innerhalb des Teams zugeteilt werden und vieles mehr.
Eine weitere tolle Ergänzung ist Microsoft To-Do. Hier lässt sich z.B. der Tag oder die aktuelle Woche (ein gewisser Zeitraum) übersichtlich strukturieren und man behält die To-Dos immer im Blick – auch unterwegs dank der To-Do App. Man kann es ebenso als “allgemeine” Checkliste oder gar als Einkaufszettel verwenden. Auch kann man die Vorgänge darin teilen bzw. Eine gemeinsame Online-Aufgabenliste erstellen und verwalten.
3) Microsoft OneDrive: der persönliche digitale Speicherplatz
OneDrive ist der Cloud-Speicher von Microsoft und damit eine intelligente Datenablage. Wer seine Daten dort hinterlegt, kann sie von jedem Ort der Welt aus öffnen und bearbeiten. Spezielle Freigabeoptionen ermöglichen es, dass auch andere NutzerInnen auf die Daten zugreifen können. Und wenn das WLAN mal streikt, beispielsweise im Zug, dann lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und werden automatisch synchronisiert, sobald das Netz wieder da ist.
4) Hornetsecurity: Vorsicht ist besser als Nachsicht
Besonders beim hybriden Arbeiten ist Sicherheit das A und O. Gerade Emails sind immer wieder Einfallstor für sogenannte Ransomware. Das sind Schadprogramme, die ein Lösegeld fordern, wenn ein Unternehmen wieder Zugriff auf seine Daten erlangen will. Und Hornetsecurity ist spezialisiert darauf, den Email-Verkehr sicherer zu gestalten. So können beispielsweise Mails in einer simulierten Umgebung geöffnet werden und wenn sie dem Unternehmen Schaden zufügen könnten, gar nicht erst durchgelassen.
5) Das Microsoft Whiteboard
Einfach mal den Gedanken freien Lauf lassen. Das geht am Whiteboard von Microsoft. Wie in einem live-Besprechungsraum können Besprechungsteilnehmer zusammen brainstormen und ihre Ideen auf dem Whiteboard zusammentragen – und das zur selben Zeit von unterschiedlichen Orten aus.