Wer viele Daten verarbeitet, bei dem schwingt sie immer mit: Die Angst vor Cyber-Angriffen oder vor dem Fauxpas im Datenschutz. Aber wie kann man gerade als kleinere Gemeinde sicherstellen, sich immer richtig zu verhalten? Die Gemeinde Ried geht mit gutem Beispiel voran und setzt im Datenschutz auf moderne Fortbildung mit E-Learning.
Am Ball bleiben heißt es heutzutage. Und dass dies nicht nur für Unternehmen wichtig ist, sondern auch für die öffentliche Verwaltung, das weiß auch die Gemeinde Ried bei Augsburg. Deshalb wird dort schon lange auf Mitarbeitersensibilisierung und -schulung viel Wert gelegt. Corona brachte eine neue Lösung: E-Learning zum Thema Datenschutz.
Früher hauptsächlich in traditionellen Präsenzveranstaltungen vor Ort. „Ich fand, diese Präsenztermine hatten schon ihren Reiz, da sich so das Team auch mal außerhalb des Tagesgeschäfts trifft“, meint Andreas Sausenthaler, Geschäftsleiter der Gemeinde Ried. Aber er gibt auch zu:
„Die Organisation von Veranstaltungen, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen mussten, war auch immer eine Herausforderung.“ Denn es müssen passende Termine gefunden und eingeplant werden, so dass möglichst viele Mitarbeiter teilnehmen können. Und dann werden auch noch die entsprechenden Räumlichkeiten benötigt. Die ganze Organisation bindet viele Ressourcen.
Und dann kam Corona. Im Frühjahr 2020 waren plötzlich keine Präsenztermine mehr möglich. Und während viele Fortbildungsveranstaltungen erstmal auf Eis gelegt wurden, gab es Veranstaltungen, die trotzdem stattfinden sollten.
E-Learning im Datenschutz zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Zu diesen Terminen zählte auch die regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter im Bereich Datenschutz. Denn die Gemeinde möchte mit gezielten Schulungen Ihrer Mitarbeiter vorbeugen und so verhindern, dass es zu kritischen Zwischenfällen kommt. „Unser externer Datenschutzbeauftragter, die fly-tech aus Friedberg, kam dann direkt mit einem guten Vorschlag auf uns zu. Denn sie hatten schon vor der Pandemie ein E-Learning Portal rund um das Thema Datenschutz aufgebaut. Das wurde jetzt zum Glücksfall“, weiß Andreas Sausenthaler. Mit dem E-Learning Portal stehen Schulungs- und Sensibilisierungsmöglichkeiten zu Themen wie Datenschutz und Informationssicherheit für Mitarbeiter zeitlich und vor allem räumlich flexibel zur Verfügung. Je nachdem welchen Schulungsbedarf der Mitarbeiter hat, kann ein spezifisches Modul für Ihn ausgewählt werden und von ihm zu beliebiger Zeit und von überall aus bearbeitet werden. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter besser passende Inhalte bekommen und die Schulung frei in den eigenen Arbeitsablauf integrieren können.
Durch das E-Learning sind Mitarbeiterschulungen unkomplizierter und systematischer geworden.
Andreas Sausenthaler,
Geschäftsleitung der Gemeinde Ried
Eine digitale Aufbereitung hat auch noch verschiedene weitere Vorteile. Es gibt zum Beispiel keine Mindestteilnehmerzahlen, sondern jeder Mitarbeiter durchläuft die Schulung individuell. Dabei werden mit einem Medien-Mix verschiedene Sinne angesprochen. Denn jeder Mensch lernt anders und so kann sichergestellt werden, dass die Inhalte unabhängig vom Lerntyp gut aufgenommen werden. Auch das Lerntempo ist bekanntlich individuell und lässt sich im digitalen Format deutlich besser anpassen. Man kann sich Sequenzen wiederholt ansehen oder -hören oder einfach zwischendurch eine Pause machen. Und für den Lernerfolg gibt es am Ende ein Zertifikat.
Themen verständlich und praxisnah aufbereitet
Doch nicht nur die Aufmachung ist wichtig. Auch der Inhalt sollte auf die Mitarbeiter zugeschnitten sein. Viele Informationen rund um die DSGVO sind rechtlich geprägt und verunsichern den Laien mit Theorie, die weit von der Praxis entfernt ist. Daher ist es wichtig bei der Wahl des Schulungsanbieters darauf zu achten, dass die Themen verständlich und praxisnah aufbereitet sind.
Allerdings kann das digitale Format auch Nachteile gegenüber der vor Ort Schulung haben. Schließlich gibt es hier keinen Schulungsleiter, an den man während der Fortbildung individuelle Fragen richten kann. Für solche Zwecke kann man dann allerdings auch den Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen.
Die Gemeinde Ried hat das E-Learning Portal „fly-tech Academy“ rund um das Thema Datenschutz und Informationssicherheit überzeugt. „Wir sind froh, seit Einführung der DSGVO einen externen Datenschutzbeauftragten gefunden zu haben, der bereits Erfahrung mit Gemeinden gesammelt hat.“, sagt Sausenthaler. „Und auch wenn die Einschränkungen durch die Pandemie jetzt lockerer werden und Präsenzveranstaltungen wieder möglich sind, mit dem E-Learning Portal haben wir eine flexible Lösung gefunden. Dieses Konzept ist gut und darf gerne bleiben.“
Sie interessieren sich auch für eine flexibel verwendbare E-Learning Plattform für DSGVO-Themen?
Wenn Sie auch daran Interesse haben, die Mitarbeitersensibilisierung und andere Schulungstermine rund um das Thema Datenschutz und Informationssicherheit mit Hilfe einer Onlinelösung zu standardisieren, dann beraten wir Sie gerne.
Einfach eine kurze E-Mail an beratung@fly-tech.de oder ein Anruf unter 0821 207111-17.