DOMUS Cloud Solution – Einfache Integration in eine bestehende IT-Architektur

Wer als Unternehmen Teil eines Konzerns ist, weiß wie schwierig es sein kann, neue IT-Lösungen einzuführen. Eine Managed Cloud-Lösung kann hier die nötige Flexibilität bereitstellen, ohne sich sehr tief und aufwendig in eine bestehende IT-Infrastruktur integrieren zu müssen. Und wenn die Schnittstellen bei der Implementierung gut gelöst werden, ist die Cloud eine attraktive Erweiterung zu vorhandenen starren IT-Architekturen.

Die aktiva Haus- und Wohnungseigentumsverwaltung GmbH aus Berlin ist ein Tochterunternehmen der GESOBAU AG und betreut über 2100 WEG-Einheiten. Als Frau Schulz-Cavas im Oktober 2019 bei aktiva als Leiterin der WEG-Verwaltung startete, bekam sie die Möglichkeit, eine neue, effizientere Software, speziell auf WEG-spezifische Anforderungen zugeschnitten, einzuführen. Sie und ihr Team waren begeistert und nach einiger Marktsondierung viel die Entscheidung auf den Anbieter DOMUS.

Jedoch erhielt die anfängliche Euphorie nach einem ersten Abstimmungstermin mit der konzerneigenen IT-Abteilung einen herben Dämpfer: „Keine Fremdsoftware auf dem Hauptserver, aus datenschutztechnischen Gründen“. Außerdem ließ die IT-Struktur des Mutterkonzerns auch keinen eigenen Server zu. „Das Projekt drohte direkt zu scheitern.“ erinnert sich Frau Schulz-Cavas. „Zum Glück erwähnt DOMUS, dass sie einen Partner hat, die fly-tech aus Friedberg, welcher die DOMUS Software aus der Cloud betreiben kann.“
Das klang wie ein Weg herum um die Abhängigkeiten der konzerneigenen internen IT, denn mit dieser Lösung war im Konzern keine eigene Hardware nötig. Nach ersten Gesprächen mit fly-tech wurde auch klar, dass diese Managed Cloud-Lösung gleich noch weitere Vorteile bot. Da die fly-tech als Hosting-Anbieter für Updates und Datensicherungen verantwortlich ist, musste sich auf aktiva-Seite hier niemand mehr darum kümmern. Und auch kostenseitig: Wenn man die Kosten für die konzerninterne IT-Abteilung inklusive Updates, Datensicherung und anderer IT-Betreuung mit den Kosten für die Cloud verglich, so hielt sich das ungefähr die Waage. Frau Schulz-Cavas war überzeugt und startete die Einführung der DOMUS Suite in der fly-tech Cloud.

„So wie wir jetzt arbeiten, ist das der Optimalzustand. Wir hätten vorher nicht gedacht, dass das so gehen kann.“

Silvana Schulz-Cavas, Leitung WEG-Verwaltung, aktiva Haus- und Wohnungseigentumsverwaltung GmbH

„Die Zusammenarbeit zwischen fly-tech und unserer internen IT hat super gut funktioniert,“ lobt sie den Projektpartner. Um ein reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen, wurden auch die Laufwerke des Konzerns in die Cloud sicher integriert.
Nach nicht einmal 4 Monaten ab Bestellung hat die aktiva eine gut funktionierende Hausverwalter-Software im Unternehmen am Laufen. Das WEG-Team arbeitet regelmäßig auf dem System und alle Arbeitsprozesse laufen jetzt auf DOMUS direkt in der Cloud.
Dank der DOMUS Software aus der Cloud kann das Team um Frau Schulz-Cavas schneller und unabhängiger als zuvor agieren und ist viel weniger auf Unterstützung aus dem Mutterkonzern angewiesen. Eine Flexibilität, die sich auszahlt: Seit Umstellung auf die Cloud hat aktiva drei neue WEGs dazu gewonnen.

Auf einen Blick – DOMUS Cloud Solution bei der Aktiva WEG-Verwaltung

Situation

Die aktiva Haus- und Wohnungseigentums-verwaltung GmbH verwaltet mehr als 2.100 WEG-Einheiten in Berlin. Sie ist eine 100% Tochter der GESOBAU AG.
Um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen, wollte man eine branchenspezifische Softwarelösung für die WEG-Verwaltung wie DOMUS einführen.

Herausforderung

Durch Vorgaben aus der IT-Abteilung des Mutterkonzerns war es schwierig, eigene Softwarelösungen einzuführen und zu betreiben. Auch die Installation und der Betrieb eines eigenen lokalen Servers war auf Grund der Abhängigkeiten ausgeschlossen.


Lösung

Durch den Betrieb von DOMUS direkt aus der Cloud konnte eine neue Software eingeführt werden, ohne größere Eingriffe in die bestehende IT-Struktur vornehmen zu müssen. Die fly-tech übernahm dabei die Inbetriebnahme und die Abstimmung mit dem Mutterkonzern. Außerdem stellt die Betreuung der Cloud und der gehosteten Software durch die fly-tech dauerhaft Updates und Datensicherungen sicher.

Ergebnis

Mit der DOMUS Cloud Solution hat die aktiva einen unkomplizierten Weg gefunden, eine branchenspezifische Spezialsoftware in eine starre, bestehende IT-Architektur zu integrieren. Durch das Managed Cloud-Konzept muss sich die aktiva auch nicht mehr um den Betrieb der Software kümmern. Dadurch bleibt mehr Zeit für die bestehenden Kunden und auch für neue Projekte.


Kundenspezifische Anforderungen

  • DOMUS ERP
  • DOMUS CRM
  • DOMUS HOMECASE
  • CaptureThis
  • Microsoft 365

Umgesetzte IT-Lösungen

  • Cloud-Arbeitsplatz bei Microsoft Azure
  • Automatisierte Datensicherung durch Microsoft Azure Backup
  • Regelmäßige Wartung von Windows und DOMUS-Anwendungen
  • Erweiterte E-Mail Sicherheitslösung durch Hornetsecurity

Sind Sie auch auf der Suche nach flexiblen IT-Lösungen innerhalb bestehender IT-Infrastruktur?

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