Eine Datenschutz-Management-Software bietet Orientierung im Datenschutz-Dschungel. Was sie leisten kann und wie sie den Umgang mit dem Thema Datenschutz erleichtert.
Ohne Datenschutz-Management-Software ist man im Datenschutz-Dschungel verloren. Jeder, der sich intensiver mit dem Thema DSGVO für Ihr Unternehmen beschäftigt oder die nötigen Dokumente erstellt hat, weiß. Da kommt einiges auf einen zu:
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
- DS-Folgeabschätzungen
- …
Und das Erstellen alleine ist ja auch nur der Anfang. Die Dokumente müssen regelmäßig geprüft und aktuell gehalten werden. Dabei kann schnell der Überblick verloren gehen.
Hier kann eine Datenschutz-Managementsoftware (DSMS) helfen. Denn sie gibt eine Struktur vor und sorgt für die wichtige Ordnung. Am Beispiel unseres fly-tech DSMS-Portals wollen wir Ihnen die Vorzüge einer solchen Lösung vorstellen.
Alle Datenschutzthemen auf einen Blick
Die meisten Unternehmen starten mit dem Thema ganz pragmatisch und erstellen notwendige Dokumente einfach in der normalen Dateiablage. Doch die ist nicht dafür ausgelegt, gut den Überblick zu behalten, geschweige denn abgelaufene Dokumente oder Lücken in der Dokumentation aufzuzeigen.
Deshalb ist beim Thema DSGVO eine spezielle Softwarelösung so interessant. Denn sie bildet die gesetzlichen Anforderungen direkt in der Software ab und zeigt daher gut und genau den aktuellen Zustand der Datenschutz-Dokumentation im Unternehmen.
Damit hilft sie, den Überblick zu behalten. Und sie ermöglicht es, fokussiert die eigene Dokumentation zu optimieren oder an eventuellen DSGVO-Baustellen zu arbeiten.
Unterstützung durch Vorlagen und Checklisten
Zusätzlich hilft eine DSMS-Plattform, die notwendigen Aufgaben effizienter zu erledigen. Durch Checklisten wird man als Nutzer durch die Umsetzung der einzelnen DSGVO-Themen im eigenen Unternehmen geleitet. Außerdem helfen Vorlagen bei der Erstellung der notwendigen Dokumentation.
Zum Beispiel gibt es für die Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten viele fertige Mustertätigkeiten. So kann ein neues Verzeichnis in kurzer Zeit erstellt werden. Und auch neue Verarbeitungstätigkeiten können ohne explizites Fachwissen hinzugefügt werden, denn das System zeigt Ihnen, wo Pflichtangaben noch fehlen.
Vergleichbare Unterstützung gibt es auch bei der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, bei den Auftragsverarbeitungsverträgen, Mitarbeiterverpflichtungen und vielen weiteren Punkten.
Erweiterbar zu einem Whistleblowing Portal
Ein interessanter Aspekt unseres fly-tech DSMS ist die Erweiterbarkeit zu einem Whistleblowing-Portal. Die Software stellt hierfür einen anonymen Meldekanal bereit, der von den Mitarbeitern und anderen Whistleblowern genutzt werden kann.
Außerdem unterstützt die Software den Whistleblowing-Beauftragten bei der Nachverfolgung und einer eventuell nötigen Kommunikation mit dem Hinweisgeber.
Zusätzliche Unterstützung durch Datenschutzbetreuung im Stufenmodell
Wie Sie sehen, bietet eine Datenschutz-Managementsoftware viele Vorteile. Sie unterstützt bei der Erstellung und auch bei der Pflege Ihrer DSGVO-Dokumentation. Allerdings kann sie Ihnen natürlich nicht alle Arbeit abnehmen.
Daher bieten wir zusätzlich zu unserer DSMS-Plattform auch eine persönliche Datenschutz-Betreuung an und unterstützen Sie, wo gewünscht, bei der Ausarbeitung Ihrer individuellen Dokumente. Durch verschiedene Betreuungsstufen können Sie genau den Betreuungsumfang wählen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Bei Interesse können Sie hier mehr zu unserer Datenschutzbetreuung im Stufenmodell erfahren.
Zusätzliche Unterstützung durch Datenschutzbetreuung im Stufenmodell
Wenn Sie wissen wollen, wie eine Datenschutz-Managementsoftware auch Ihrem Unternehmen bei der Organisation der DSGVO-relevanten Daten helfen kann, dann wählen Sie doch hier einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch.
Und auch bei allen weiteren Fragen rund um das Thema DSGVO stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Einfach per E-Mail unter dsb@fly-tech.de oder per Telefon: 0821 207 111 17.
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Unsere Expertin Jennifer Baumann erklärt Ihnen gerne weitere Details in einem persönlichen Gespräch.
Jennifer Baumann
Consultant Informationssicherheit & Datenschutz
(0821) 207 111 – 17
dsb@fly-tech.de
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