Eine sichere Cloud ist nur die halbe Miete. Entscheidend ist, wie die Microsoft-365-Umgebung konfiguriert und im Unternehmen betrieben wird. Gerade bei Berechtigungen, Konfigurationen und externen Freigaben können unbemerkte Lücken entstehen. Erfahren Sie, worauf Immobilienverwaltungen bei der Microsoft-365-Sicherheit achten sollten.
Microsoft investiert kontinuierlich in die Sicherheit seiner Cloud und entwickelt Microsoft 365 laufend weiter. Neben neuen Sicherheitsfunktionen und Werkzeugen für Compliance halten auch KI-Anwendungen wie Microsoft 365 Copilot zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag.
Damit wachsen die Möglichkeiten für Unternehmen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an eine Microsoft-365-Umgebung, die technisch sauber konfiguriert und an die jeweiligen Prozesse angepasst ist.
Für Immobilienverwaltungen ist das besonders relevant. Sie verarbeiten täglich sensible Mieter- und Eigentümerdaten, Vertragsunterlagen, Abrechnungen und interne Kommunikation. Gleichzeitig arbeiten viele Teams mobil und tauschen Dokumente mit Handwerksbetrieben, Dienstleistern sowie Eigentümerinnen und Eigentümern aus.
Sicherheit entsteht nicht allein in der Cloud
Microsoft stellt Unternehmen eine Vielzahl an Sicherheitsfunktionen zur Verfügung. Wie wirksam diese im Alltag sind, hängt jedoch davon ab, wie sie eingerichtet und genutzt werden. Welche Sicherheitsrichtlinien gelten, welche Zugriffsrechte Mitarbeitende erhalten oder wie Dokumente mit externen Beteiligten geteilt werden, legt jedes Unternehmen selbst fest. Eine sichere Plattform allein reicht deshalb nicht aus. Entscheidend ist die individuelle Konfiguration der Umgebung.
„Microsoft schafft eine hervorragende Grundlage für sicheres Arbeiten. Gleichzeitig sehen wir in der Praxis immer wieder, dass selbst professionell betreute Microsoft-365-Umgebungen noch Konfigurationslücken, ungenutzte Sicherheitsfunktionen oder Optimierungspotenziale aufweisen“, sagt Andreas Metz, CTO der fly-tech IT GmbH.
Warum regelmäßige Überprüfungen sinnvoll sind
Microsoft-365-Umgebungen verändern sich kontinuierlich. Neue Funktionen kommen hinzu, Anforderungen entwickeln sich weiter und mit dem Einsatz von KI gewinnen Fragen rund um Datenzugriffe, Berechtigungen und Governance zusätzlich an Bedeutung.
Eine regelmäßige Überprüfung schafft Transparenz darüber,
- wie die Umgebung aktuell aufgestellt ist,
- ob Sicherheits- und Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden,
- wo Konfigurationslücken oder ungenutzte Potenziale bestehen,
- wie gut die Umgebung auf Microsoft 365 Copilot vorbereitet ist,
- ob Microsoft-Lizenzen sinnvoll und wirtschaftlich eingesetzt werden.
Gerade weil viele dieser Punkte im laufenden Betrieb nicht unmittelbar sichtbar sind, kann eine strukturierte Bestandsaufnahme eine fundierte Grundlage für weitere Entscheidungen schaffen.
Besonderheiten der Immobilienverwaltung berücksichtigen
Nicht jede Immobilienverwaltung benötigt dasselbe Sicherheitsniveau. Unternehmensgröße, Arbeitsweise, digitale Prozesse und mögliche regulatorische Vorgaben wirken sich darauf aus, welche Maßnahmen sinnvoll sind.
Hinzu kommen branchenspezifische Anforderungen. Immobilienverwaltungen arbeiten mit zahlreichen externen Beteiligten und verarbeiten besonders schützenswerte Daten. Entsprechend wichtig ist es, Sicherheitsmaßnahmen nicht isoliert zu betrachten, sondern mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen abzugleichen.
Als zertifizierter Microsoft Solutions Partner verfügt fly-tech über tiefgehende Expertise im Microsoft-Ökosystem und seinen Sicherheitswerkzeugen. Durch die eigene DOMUS Cloud Solution kennt das Unternehmen zudem die Prozesse und Anforderungen von Immobilienverwaltungen aus der Praxis.
Strukturierte Analysen schaffen Vergleichbarkeit
Um Microsoft-365-Umgebungen fundiert bewerten zu können, sind definierte Maßstäbe notwendig. Dazu können Empfehlungen von Microsoft, CIS-Richtlinien und Erfahrungen aus Cloud- und Microsoft-365-Projekten herangezogen werden.
Auf dieser Grundlage lassen sich unter anderem der aktuelle Sicherheitsstatus, mögliche Security Gaps, Compliance-Risiken, die KI-Readiness und Optimierungspotenziale bei Microsoft-Lizenzen bewerten.
Ein übersichtlich aufbereiteter Management-Report kann diese Ergebnisse für Verantwortliche verständlich zusammenfassen. Entscheidend ist dabei nicht nur die technische Bewertung, sondern auch die Einordnung: Welche Maßnahmen sind für das jeweilige Unternehmen tatsächlich relevant und in welcher Reihenfolge sollten sie umgesetzt werden?
Vom aktuellen Status zu den nächsten Schritten
„Unser Ziel ist es, das volle Potenzial von Microsoft 365 für unsere Kunden sicher nutzbar zu machen“, sagt Andreas Metz. „Mit einer fundierten Bestandsaufnahme schaffen wir Transparenz über den aktuellen Sicherheitsstand und können gemeinsam entscheiden, welche Maßnahmen den größten Mehrwert für IT-Security, den Einsatz von KI und die Wirtschaftlichkeit bieten.“
Eine solche Analyse ist deshalb mehr als eine Momentaufnahme. Sie kann zugleich die Grundlage für ein kontinuierliches Monitoring bilden und dabei helfen, Veränderungen in der Microsoft-365-Umgebung frühzeitig zu erkennen.
fly-tech hat dafür das M365 Tenant Audit entwickelt. Es bewertet Microsoft-365-Umgebungen anhand definierter Best Practices und bereitet die Ergebnisse in einem strukturierten Management-Report auf.