Was sich bei externen Freigaben in Microsoft 365 jetzt ändert.
Microsoft stellt die externen Freigaben in SharePoint und OneDrive auf ein sichereres Verfahren um. Betroffen sind alle Unternehmen, die Dokumente mit Dienstleistern, Kunden, Partnern oder anderen externen Personen teilen.
Die Änderung ist Teil der Secure Future Initiative (SFI), einem mehrjährigen Cybersicherheitsprogramm von Microsoft. Ziel ist es, Cloud-Dienste und Infrastrukturen weiter zu stärken und besser gegen Bedrohungen abzusichern.
Warum Microsoft externe Freigaben neu ausrichtet
Bisher konnten externe Nutzer häufig über einen Freigabelink und einen einmaligen Bestätigungscode auf Inhalte zugreifen. Dieses Verfahren war einfach nutzbar, ließ sich aber nur begrenzt steuern und nachvollziehen.
Künftig setzt Microsoft stärker auf Microsoft Entra B2B-Gastkonten. Externe Zugriffe werden damit an konkrete Identitäten gebunden und lassen sich zentral verwalten. Unternehmen sehen klarer, wer auf welche Inhalte zugreift und können Berechtigungen gezielter steuern.
Welche Auswirkungen die Umstellung auf SharePoint und OneDrive hat
Die neue Struktur bringt mehr Sicherheit, verändert aber auch den Umgang mit bestehenden Freigaben.
Externe Nutzer ohne Entra-B2B-Gastkonto können den Zugriff auf bereits freigegebene Inhalte verlieren. Auch bestehende Freigabelinks oder geteilte Ordner funktionieren unter Umständen nicht mehr wie gewohnt.
Besonders wichtig ist das überall dort, wo externe Zugriffe fester Bestandteil von Prozessen sind, etwa in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Partnern.
Mehr Kontrolle über externe Zugriffe
Mit der Umstellung verbessern sich die Möglichkeiten, externe Freigaben gezielt zu steuern. Unternehmen können klar festlegen, welche Person auf welche Daten zugreifen darf und unter welchen Bedingungen dieser Zugriff erfolgt.
Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Multifaktor-Authentifizierung lassen sich künftig einfacher einbinden und konsequent durchsetzen.
Warum sich ein Blick auf bestehende Freigaben jetzt lohnt
Die Änderungen sind ein sinnvoller Anlass, die eigene Umgebung zu überprüfen. Dabei geht es nicht um grundlegende Veränderungen, sondern vor allem um Transparenz.
Ein strukturierter Blick hilft, wichtige Fragen zu klären: Welche externen Freigaben bestehen aktuell? Welche Gastkonten sind bereits eingerichtet? Und welche Inhalte oder Prozesse könnten von der Umstellung betroffen sein?
So lassen sich mögliche Auswirkungen frühzeitig erkennen und die Zusammenarbeit bleibt weiterhin reibungslos.
Fazit
Microsoft entwickelt die Sicherheit von SharePoint- und OneDrive-Freigaben gezielt weiter. Der stärkere Fokus auf identitätsbasierte Zugriffe sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.
Für Unternehmen geht es jetzt vor allem darum, bestehende Freigaben im Blick zu behalten und die Weichen frühzeitig richtig zu stellen.
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Sebastian Mayr
Solution Lead Modern Work
(0821) 207 111 – 16
cloudheroes@fly-tech.de
Microsoft setzt stärker auf identitätsbasierte Zugriffe über Entra B2B, statt nur auf Freigabelinks.
Auch hier werden Zugriffe künftig stärker an konkrete Benutzerkonten gebunden.
Teilweise ja, allerdings kann es Einschränkungen geben – insbesondere ohne Gastkonto.
Sie ist Teil der Secure Future Initiative und soll die Sicherheit von Microsoft 365 nachhaltig verbessern.