Kanzlei LexDellmeier startet sicher und flexibel in die Cloud

Die Münchner Kanzlei LexDellmeier hat ihre IT fit für die Zukunft gemacht. Stationäre Server wurden durch die Microsoft Cloud abgelöst. Heute arbeitet das Team sicher sowie flexibel.

LexDellmeier ist eine renommierte Kanzlei mit Sitz in München, die sich auf Marken-, Design-, Urheber-, Wettbewerbs- und Lizenzrecht spezialisiert hat. Seit ihrer Gründung im Jahr 2009 hat sie sich als verlässlicher Partner für nationale und internationale MandantInnen etabliert, die auf kreative Schutzrechtsstrategien und kompetente Beratung setzen. Um den hohen Ansprüchen der Mandantschaft gerecht zu werden und die Effizienz der internen Arbeitsabläufe zu steigern, entschied sich die Kanzlei für eine umfassende Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur.

Die Server standen in den Kanzleiräumen und entsprachen nicht mehr den Anforderungen einer modernen, zukunftsgewandten Kanzlei. Besonders mobiles Arbeiten war mit der bisherigen Infrastruktur eine Herausforderung. Mitarbeitende mussten sich im Homeoffice und im Büro mit unterschiedlichen Accounts anmelden, um auf Kanzleidaten zugreifen zu können. Die veralteten File-Server begrenzten die Effizienz zusätzlich, und auch die ohnehin schon hohen IT-Sicherheitsstandards sollten weiter ausgebaut werden.

Ziel: flexibles und sicheres Arbeiten der Kanzlei in der Cloud

Inhaberin Alexandra Dellmeier, entschied: Es musste eine Lösung her, die sowohl die Arbeitsweise der Kanzlei verbessert als auch ihren und den Sicherheitsansprüchen ihrer Mandantschaft gerecht wird. Das Team von fly-tech entwickelte daraufhin ein maßgeschneidertes Cloud-Konzept für die Kanzlei. Ziel war es, die alten Server abzuschaffen und die IT-Standardlösungen in die Microsoft Cloud zu verlagern. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden auf der Reise in die digitale Arbeitswelt mitgenommen werden, was mit Remote- und Vor-Ort-Schulungen durch die #cloudheroes der fly-tech erfolgte.

Im Rahmen des Projekts wurde Microsoft Teams als Kommunikations- und Telefonielösung eingeführt, SharePoint dient fortan als allgemeines Dokumentenmanagementsystem. Intune sorgt für die zentrale Verwaltung der Mobilen Geräte und die Durchsetzung von IT-Sicherheitsrichtlinien, um Unternehmensdaten sowohl auf privaten als auch auf Firmen-Geräten effektiv zu schützen. Zusätzlich wurde ein neues Backup- und Datensicherungskonzept implementiert, um die Sicherheit der sensiblen Daten zu gewährleisten. Besonders wichtig war die Modernisierung in Hinblick auf E-Mail- und Kalenderverwaltung, da E-Mails zentrale Elemente der Kanzleiorganisation sind. Mit Exchange Online und Hornet wurde die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eingeführt. So ist sichergestellt, dass nur die vorgesehenen Absender und Empfänger auf die Inhalte der E-Mails zugreifen können. Geteilte Kalender und optimierte Workflows zwischen Funktionspostfächern, auf die mehrere Mitarbeitende Zugriff haben, verbessern die interne Organisation und die Zusammenarbeit erheblich.

Maßgeschneiderte IT-Lösung

„Unsere Serverstruktur war in die Jahre gekommen, hybrides Arbeiten umständlich. Da musste eine Lösung her. Heute arbeiten wir sicher und zukunftsgewandt – und das mit deutlich reduziertem IT-Supportaufwand“, fasst Alexandra Dellmeier den Erfolg des Projekts zusammen. Zudem ist die Kanzlei nun KI-ready und kann im nächsten Schritt prüfen, ob und wie der Microsoft 365 Copilot die Workflows weiter verbessert und vereinfacht.

LexDellmeier vertraute nicht nur beim Umzug in die Cloud auf die fly-tech, sondern wird auch im Support im IT-Stufenmodell, Stufe 3, von den #cloudhereos betreut. Der Kanzlei steht damit ein strategischer IT-Manager zur Seite, der die IT-Strategie gemeinsam mit der Kundin erarbeitet und im Blick behält. Basis ist eine besonders enge Zusammenarbeit zwischen dem persönlichen IT-Manager und den Kundenunternehmen. Dieses Kennenlernen der Anforderungen benötigt etwas Zeit, um sich aufeinander einzustellen und die Prozesse optimal abzustimmen.

IT-Sicherheit hat in der Kanzlei oberste Priorität

„Ich bin sehr zufrieden mit meinem persönlichen IT-Team der fly-tech bestehend aus Daniel Raumer, Maximilian Penkewitz und Ole Schmid. Sie lösen unsere Anliegen schnell und zuverlässig “, sagt Alexandra Dellmeier. „IT-Sicherheit hatte schon immer oberste Priorität, aber dank der neuen Struktur haben wir dieses Niveau noch einmal deutlich gesteigert. Die IT läuft – und das ist genau das, was sie tun muss. Besonders wichtig ist dabei, dass der Schutz der sensiblen Daten, mit denen wir täglich arbeiten, auf höchstem Standard gewährleistet ist.“ Im Rahmen der IT-Betreuungsstufe 3 ist unter anderem ein jährlicher ITQ-Check enthalten. Dieses speziell für den Mittelstand von einem unabhängigen Institut entwickelte Instrument erfasst systematisch den IT-Sicherheitsstatus, identifiziert Schwachstellen und gibt konkrete Empfehlungen zur Verbesserung. LexDellmeier wurde mit dem ITQ-Siegel ausgezeichnet, das ab einem Schutzniveau von 75 Prozent vergeben wird und höchste IT-Sicherheitsstandards belegt.

Auf einen Blick – Migration in die Microsoft Cloud bei LexDellmeier:

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