Unsere Datenschutz-Managementsoftware (DSMS) für Ihre Immobilienverwaltung

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Webinar | Datenschutz für Hausverwalter: So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen

Im Rahmen unseres Webinars ,,Datenschutz in der Immobilienverwaltung” geht es diesmal um das ganzheitliche Thema Datenschutz für Immobilienverwalter. Unsere fly-tech…

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Haben Sie sich schon intensiver mit dem Thema DSGVO für Ihre Immobilienverwaltung beschäftigt? Vielleicht haben Sie ja auch schon, die nötigen Dokumente erstellt. Dann wissen Sie selbst, dass da einiges auf einen zukommt:

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten 
• DS-Folgeabschätzungen 
• Verpflichtungen mit den einzelnen Dienstleistern (AVV, Vertraulichkeitsverpflichtungen)
• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter
• … 

Und das Erstellen alleine ist ja auch nur der Anfang. Die Dokumente müssen regelmäßig geprüft und aktuell gehalten werden. Dabei kann schnell der Überblick verloren gehen.

Insbesondere beim Zusammenspiel von verschiedenen Dienstleistern und Partnern zur Versorgung der einzelnen Immobilien kann dies schnell passieren.

Hier kann eine Datenschutz-Managementsoftware (DSMS) helfen. Denn sie gibt eine Struktur vor und sorgt für die wichtige Ordnung. Am Beispiel unseres fly-tech DSMS-Portals wollen wir Ihnen die Vorzüge einer solchen Lösung vorstellen.

Datenschutzthemen auf einen Blick  

Die meisten Unternehmen starten mit dem Thema ganz pragmatisch und erstellen notwendige Dokumente einfach in der normalen Dateiablage. Doch die ist nicht dafür ausgelegt, gut den Überblick zu behalten, geschweige denn abgelaufene Dokumente oder Lücken in der Dokumentation aufzuzeigen.

Deshalb ist beim Thema DSGVO eine spezielle Softwarelösung so interessant. Denn sie bildet die gesetzlichen Anforderungen direkt in der Software ab und zeigt daher gut und genau den aktuellen Zustand der Datenschutz-Dokumentation in Ihrer Verwaltung.

Damit hilft sie, den Überblick zu behalten. Und sie ermöglicht es, fokussiert die eigene Dokumentation zu optimieren oder an eventuellen DSGVO-Baustellen zu arbeiten.

Unterstützung durch Vorlagen und Checklisten 

Zusätzlich hilft eine DSMS-Plattform, die notwendigen Aufgaben effizienter zu erledigen. Durch Checklisten wird man als Nutzer durch die Umsetzung der einzelnen DSGVO-Themen im eigenen Unternehmen geleitet. Außerdem helfen Vorlagen bei der Erstellung der notwendigen Dokumentation.

Zum Beispiel gibt es für die Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten viele fertige Mustertätigkeiten. So kann ein neues Verzeichnis in kurzer Zeit erstellt werden. Und auch neue Verarbeitungstätigkeiten können ohne explizites Fachwissen hinzugefügt werden, denn das System zeigt Ihnen, wo Pflichtangaben noch fehlen.

Vergleichbare Unterstützung gibt es auch bei der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, bei den Auftragsverarbeitungsverträgen, Mitarbeiterverpflichtungen und vielen weiteren Punkten.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit über das Portal wichtige Dokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Schulungen und Auftragsverarbeitungsverträge innerhalb und außerhalb der Organisation zur Unterschrift oder Durchführung zu verschicken und gleichzeitig den Nachweis im System zu speichern. So kann hier der Überblick über gesetzlichen geforderten Dokumente bewahrt werden. Gerade beim Zusammenspiel von Hausverwaltungen, Eigentümern und Bewohnern kann das von Vorteil sein.

Zusätzliche Unterstützung durch Datenschutzbetreuung im Stufenmodell 

Wie Sie sehen, bietet eine Datenschutz-Managementsoftware viele Vorteile. Sie unterstützt bei der Erstellung und auch bei der Pflege Ihrer DSGVO-Dokumentation. Allerdings kann sie Ihnen natürlich nicht alle Arbeit abnehmen.

Daher bieten wir zusätzlich zu unserer DSMS-Plattform auch eine persönliche Datenschutz-Betreuung an und unterstützen Sie, wo gewünscht, bei der Ausarbeitung Ihrer individuellen Dokumente. Durch verschiedene Betreuungsstufen können Sie genau den Betreuungsumfang wählen, die zur Verwaltung Ihrer Immobilien und Anlagen passt. Bei Interesse können Sie hier mehr zu unserer Datenschutzbetreuung im Stufenmodell erfahren. 

Zusätzliche Unterstützung durch Datenschutzbetreuung im Stufenmodell 

Wenn Sie wissen wollen, wie eine Datenschutz-Managementsoftware auch Ihrer Verwaltung bei der Organisation der DSGVO-relevanten Daten helfen kann, dann wählen Sie doch hier einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch. 

Und auch bei allen weiteren Fragen rund um das Thema DSGVO stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Einfach per E-Mail unter dsb@fly-tech.de oder per Telefon: 0821 207 111 17. 

Bildnachweis: Headerfoto von fly-tech